Другие статьи в рубрике "Общие вопросы"


На чем можно сэкономить малому бизнесу при построении ИТ –инфраструктуры.

ИТ технологии прочно вошли в нашу жизнь и, конечно, в бизнес. Электронные платежи, продажи и оплата через Интернет, электронная почта и т.д. и т.п. Поэтому не только начинающему, но и опытному предпринимателю постоянно приходится задумываться над проблемой оптимизации, автоматизации своего бизнеса. Как известно, Информационные Технологии (ИТ) – дорогое удовольствие и далеко не всегда бизнес способен выделить деньги на закупку и установку всех необходимых ему сервисов. Например, чтобы обеспечить сотрудников небольшого офиса телефонией необходимо купить телефонную станцию, телефонные аппараты, заключить договора с телефонными провайдерами, проложить провода до рабочих мест. Все это выливается в «копеечку». В этой статье мы рассмотрим где и как можно сэкономить на подобных затратах, какие есть альтернативные решения, чтобы не приходилось сразу вкладывать большие средства в ИТ-инфраструктуру бизнеса. А опытные предприниматели, возможно, найдут советы по оптимизации уже имеющиеся затрат.

1. Электронная почта.
Электронная почта, наверно, один из первых сервисов, о которых задумываются руководители бизнеса. Рассмотрим классическую схему организации сервиса корпоративной почты.

Чтобы реализовать данную схему необходимо:
• Купить сервер
• Купить программное обеспечение для почтового сервера
• Купить доменное имя
• Установить и настроить программное обеспечение сервера для приема-отправки почты и сопутствующих сервисов
• Настроить шлюз выхода в Интернет для возможности отправки-приема почты
• Настроить ящики пользователей
• Настроить резервное копирование почтовой базы данных
Дополнительно стоит упомянуть о необходимости обеспечения защиты питания сервера, охлаждения, защиты от пыли и необходимости администрирования сервера – это относится к любому серверу в офисе, а не только к почтовому. Альтернатива этой схеме следующая.

На данный момент много провайдеров предоставляющих сервис корпоративной почты в облаке абсолютно бесплатно. Наиболее крупные и известные – Яндекс, Mail.ru.
Для реализации данной схемы необходимо:
• Купить доменное имя
• Зарегистрировать это доменное имя у облачного провайдера
• Настроить почтовые ящики пользователей
На этом все, можно пользоваться. Как видно, такая схема позволяет настроить корпоративную почту практически бесплатно.
Ниже приведены сравнительные таблицы плюсов и минусов обоих схем.

Параметр сравнения Собственный сервер Облачный сервис
Стоимость Требует больших вложений на оборудование, ПО и настройку. Почти не требует вложений.
Настройка Требует привлечения специалиста. Настройка довольно проста, можно попробовать сделать самостоятельно по инструкции провайдера.
Дальнейшие администрирование и поддержка Требует более-менее постоянного администрирования, т.к. Вы сами отвечаете за состояние своего сервера. Не требует администрирования, эту задачу берет на себя провайдер.
Дополнительные сервисы и удобства Имеет намного больше возможностей по настройке сервиса именно под Ваши нужды (календарь, резервирование переговорных, адресные книги и т.п.). Ограничено провайдером.
Безопасность Ваши письма хранятся на Вашем сервере, т.е. чтобы третьи лица получили к ним доступ, потребуется «взломать» сервер. Ваши письма хранятся на серверах провайдера, т.е. нет гарантии, что они не просматриваются некоторыми службами.
Доступность Есть возможность организовать доступ к почте через Интернет из любой точки (требует дополнительной настройки) По-умолчанию, почта доступна через Интернет из любой точки
Использование почтовых клиентов Есть Есть
Антиспам-фильтр Требуется настройка Антиспам-фильтра администраторами почтового сервера Фильтрацию от спама обеспечивает провайдер
Антивирусная проверка Требуется настройка проверки писем на вирусы администраторами почтового сервера Проверку на вирусы обеспечивает провайдер, НО это не является гарантией, т.е. частично ответственность ложится на конечного пользователя.
При отсутствии доступа в Интернет Хождение почты возможно только между сотрудниками компании. Все письма, отправленные во вне, сохраняются на почтовом сервере и ожидают возобновления доступа в Интернет. Доступ к почте теряется полностью.

Думаю, данная информация поможет Вам сделать выбор, наиболее подходящий для Вашего бизнеса.

2. Телефония
Телефония, как сервис, по своей сути очень похожа на сервис электронной почты.
Опять начнем с классической схемы.

Для реализации данной схемы необходимо:
• Купить АТС
• Купить телефонные аппараты
• Купить/арендовать телефонные линии у провайдера
• Настроить АТС
• Вести администрирование АТС
Следует отметить, что полноценная АТС, в которой присутствуют различные функции (запись телефонных разговоров, голосовое меню, донабор номера, голосовая почта и т.д.) помимо функции осуществления звонков стоят довольно дорого, порядка нескольких тысяч долларов. Условно недорогие АТС очень сильно ограничены по функционалу.
Первый альтернативный вариант – использование программной АТС. Что такое программная АТС? Это программа, которая устанавливается на обычный компьютер или сервер и выполняет все задачи АТС, т.е. отпадает необходимость покупки дорогой АТС. Программная АТС содержит полный функционал хорошей современной АТС, при этом есть абсолютно бесплатные программные АТС, например Asterisk.

Для реализации данной схемы необходимо:
• Купить сервер или использовать имеющуюся рабочую станцию
• Купить телефонные аппараты
• Купить аналоговый шлюз (по необходимости)
• Купить/арендовать телефонные линии у провайдера
• Установить и настроить программное обеспечение АТС
• Вести администрирование АТС
С точки зрения финансовых затрат, данная схема в несколько раз дешевле схемы с физической АТС, но сложнее в настройке. Третья схема – использование виртуальной АТС.

Для реализации данной схемы потребуется:
• Купить телефонные аппараты
• Купить аналоговый шлюз (по необходимости)
• Арендовать виртуальную АТС у провайдера
• Настроить шлюз и АТС
Затраты на реализацию данной схемы совсем небольшие. Основное отличие – это абонентская плата на виртуальную АТС. На рынке представлено довольно много провайдеров, предоставляющих данную услугу, их легко найти в Интернет по запросу «Виртуальная АТС».
Сравним все вышеописанные схемы:

Параметр сравнения Телефонная станция Программная АТС Виртуальная АТС
Стоимость внедрения Зависит от функционала станции от 20000 руб. с минимальным функционалом Стоимость суммируется из стоимости компьютера и работ по настройке АТС (Если использовать виртуальную машину под АТС, то отдельный компьютер не нужен). Настройка довольно сложна, поэтому необходимо пригласить специалиста. Аренда виртуальной АТС от 500 руб/мес.
Настройка Требуется специалист Требуется специалист Настройка довольно проста, а также можно запросить помощь у провайдера
Дополнительные сервисы Зависит от АТС, либо вообще не поддерживаются, либо требуют закупки дополнительного оборудования Программная АТС имеет в своем функционале практически все функции Необходимо уточнять у провайдера
Безопасность Безопасность таких АТС довольно высока Безопасности программных АТС следует уделить много внимания, так как есть возможности взлома и несанкционированных дорогих звонков Безопасностью занимается провайдер
Доступность В основное недоступна вне офиса, недорогие АТС вообще не могут предоставить удаленного доступа При определенных настройках есть возможность удаленного использования офисной АТС через Интернет Доступно через Интернет из любой точки
Использование различных абонентских аппаратов (включая программные) Только те, которые поддерживает АТС Поддерживает IP-телефоны, программные телефоны, при наличии аналогового шлюза поддерживает обычные аналоговые аппараты и факсы Поддерживает IP-телефоны, программные телефоны, при наличии аналогового шлюза поддерживает обычные аналоговые аппараты и факсы
При отсутствии доступа в Интернет Связь не теряется, так как входящие линии не зависят от Интернет Зависит от способа подачи входящих линий от провайдера: если через Интернет, то внешняя связь теряется, но остается внутренняя связь (между сотрудниками в офисе), если подаются аналоговые линии или цифровые (Е1), то связь не теряется Полностью теряется связь как внешняя, так и внутренняя
Качество связи Наилучшее, так как идет по отдельным каналам, не зависящим от сети и Интернет Зависит от многих факторов, но при современном развитии сетевого оборудования – качество в основном очень хорошее Зависит от качества линий доступа в Интернет

В любом случае прежде, чем принимать решение о внедрении той или иной схемы, лучше проконсультироваться со специалистами.

3. Программное обеспечение.
В другой статье уже упоминалась тема опасности использования нелицензионного программного обеспечения (ПО). В основном уже представление о том, какое ПО должно быть установлено на рабочем компьютере сотрудника:
1. Windows – операционная система
2. MS Office – набор программ для работы с почтой, текстами, таблицами и т.д.
3. Архиватор – программа для работы с архивными файлами
4. Браузер – программа просмотра web-страниц в Интернет
5. Антивирус – программа для поиска и устранения вредоносных программ
6. CRM – программа для работы с общей базой данных (например 1С)
Остальное ПО является более-менее специфическим для разного рода деятельности.
Рассмотрим как можно легально сэкономить на ПО. Практически для любой программы можно найти бесплатные аналоги, правда, они могут отличаться по функционалу или удобству использования, но зато серьезно могут уменьшить затраты на организацию рабочего места сотрудника.
1. Операционная система. Windows – это наиболее распространенная система, с которой как минимум знакомы практически все пользователи компьютеров. Есть бесплатные системы такие как Ubuntu, suseLinux и т.д. Они так же имеют графический интерфейс с окошками, как и Windows. Конечно, настройка такой рабочей станции требует дополнительных затрат специалистов и дополнительного обучения пользователей, но если работа сотрудника связана только с использованием всего нескольких программ, то такой вариант может сэкономить несколько тысяч рублей на каждое рабочее место. Это не самый показательный пример для экономии, рассмотрим следующий.
2. MS Office. Один из самых востребованных и самых дорогих пакетов программ. Но используется не больше, чем на 5-10% возможностей. Его легко заменить на бесплатный аналог OpenOffice. Мало того, что OpenOffice, как и MS Office умеет работать с текстами и таблицами, так он еще и поддерживает формат от MS Office. Это означает, что, если Вам пришлют по почте файл, созданный в MS Word, Вы сможете его открыть в OpenOffice, отредактировать и отправить обратно, и получатель сможет его открыть в своем MS Word. Внешне эти пакеты похожи, поэтому для сотрудников не будет большой сложностью перейти на OpenOffice.
3. Архиватор. На архиваторах не будем долго останавливаться. Чаще всего используется WinRAR, даже не догадываясь, что он платный. Альтернатива – 7zip. Те же возможности, но бесплатно.
4. Браузер. Они все бесплатные.
5. Антивирус. Антивирус – это один из немногих компонентов, на которых не рекомендуется экономить. Но так как статья об экономии, то скажем следующее, есть бесплатные антивирусные программы, такие как Avast, AVG, Avira и т.д. Т.е. антивирус должен быть установлен обязательно, хотя бы бесплатный, но на будущее следует заложить в бюджет покупку полноценного антивирусного пакета. Более подробно об антивирусах мы поговорим в другой статье.
6. CRM (Customer Relationship Management - Система управления взаимоотношениями с клиентами). Внедрение CRM системы связано с большими прямыми и косвенными затратами:
a. Закупка оборудования (сервера).
b. Закупка ПО (ОС Windows, MS SQL, сама CRM).
c. Планирование и настройка резервного копирования.
d. Программирование CRM под нужды компании.
А если озаботиться так же и об отказоустойчивости, то стоимость смело можно умножать на два.
Альтернативой может стать online-CRM, которые также широко представлены на рынке, довольно разнообразны по возможностям, удобству работы и, соответственно, ценам. Например, bitrix24, amoCRM, есть даже абсолютно бесплатные. Какая из систем подойдет Вашей компании определить сможете только Вы.
Давайте сравним эти две схемы:

Параметр сравнения CRM на собственном сервере Он-лайн CRM
Стоимость Как уже указывалось выше цена будет очень значительна, любая экономия в будущем может обернуться отказом или потерей данных Практически не требует первоначальных вложений, требуется только ежемесячная абонентская плата
Безопасность Возлагается полностью на администраторов Вашей системы Возлагается на провайдера CRM, но это не означает Ваши данные 100% защищены. Взлом Вашего эккаунта может привести к утечки корпоративных данных.
Доступность С точки зрения отказоустойчивости полностью возлагается на Ваших администраторов. С точки зрения удаленного доступа требуются дополнительные настройки шлюза. Доступна из любой точки мира при наличии Интернет
Доступность при отсутствии доступа в Интернет Система остается полностью доступной Система недоступна

Бесплатные аналоги не ограничиваются описанными, есть бесплатные программы записи дисков, графические редакторы, создания видео и т.д. Нужно только точно понимать какой функционал Вам необходим.


При нынешнем развитии информационных технологий, открытие нового офиса или расширение функционала ИТ Вашей компании не обязательно потребует больших единовременных финансовых вложений. Если подойти к построению ИТ-инфраструктуры взвешенно, с точным понимаем желаемого результата, то есть много возможностей значительно уменьшить затраты.

Надеемся, наши советы были Вам полезны. Если Вас интересуют другие вопрос, Вы можете бесплатно проконсультироваться на нашем сайте, опишите проблему или задачу, и наши специалисты свяжутся с Вами.

VGL-Consulting 8-985-986-85-85
info@vgl-c.ru
Наш сайт в каталоге manyweb.ru